مدیریت                                                                                                                                 صفحه 5

ويژگي هاي مديران عالي :
1-    برنامه ريزي هاي جامع و بلند مدت تري طرح ريزي مي کنند.
2-    عملکرد واحدهاي عمده را ارزيابي مي کنند.
3-    بيشتر وقت خود را با همکاران يا افراد خارج از سازمان و زمان اندکي را نيز با افراد زير دست مي گذرانند.

                        


مراحل سازماندهي :
الف ) طراحي و تعيين کارها و فعاليتهاي ضروري
ب ) دسته بندي فعاليتها بر حسب مشاغل و منصبهاي سازماني طراحي شده
ج) برقرراي رابطه ميان مشاغل براي کسب هدفهاي تععين شده

مفاهيم مرتبط به مراحل سازماندهي :

1-  صف و ستاد :

صف : واحدهائي هستند که وظايف اصلي سازمان را انجام مي دهند و مستقيما به تحقق اهداف سازماني کمک مي کنند .

              

ستاد: واحدهائي هستند که از واحدهاي صفي پشتيباني مي کنند.

 
                         


مزايا و معايب تشکيل ستاد :
مزايا :

1- صرفه جوئي ناشي از تمرکز فعاليت ها دريک واحد
2-    ارتقا سطح مهارت کارکنان متخصص براي ارائه خدمات تخصصي

 معايب :
1- دست يافتن به کارائي به قيمت از دست دادن اقتدار منطقي در واحدهاي صفي
2- ايجاد امکان سوء استفاده از قدرت در واحدهاي ستادي ( براي کنترل صف)
3- افزايش بروز اختلال در روند ارائه خدمات ستادي به واحدهاي صفي

2- تقسيم کار : ( دکتر الواني و دانائي فرد )
تقسيم بندي افقي : تقسيم کامل سازمان به چند جزء
1-    تقسيم بندي کار و فعاليتها بر مبناي وظيفه
2-    طراحي اداره
3-    ايجاد واحدهاي پشتيباني


تقسيم بندي عمودي ( برقراري روابط از نظر اختيارات ) :
1- سلسله مراتب ( حداکثر 7 سطح )

                     

2- حيطه نظارت ( تعداد کارکناني که مستقيما به يک مدير گزارش مي دهند 5-14 )

                   

3-    وحدت فرماندهي ( هر کارمند تنها به يک رئيس گزارش مي دهد)
4-    روابط رئيس با مرئوس
5-    تعيين نوع حدود و اختيارت
6-    روابط صف و ستاد
7-    تمرکز و عدم تمرکز ( بر جايگاه اصلي تصميم گيري در سازمان دلالت دارد)

                                                            

سئوالات مربوط به سازماندهي :
1-    چه کسي چه کاري را انجام دهد.( تخصيص کارها به افراد يا تقسيم کار )
2-    ميزان اختيارات و مسئوليت هر فرد چقدر است؟
3-    ارتباطات او براي انجام دادن وظايف کدام است؟


عناصر سازماندهي :
1-    وظايف : فعاليت هائي که هر فرد به علت عضويت در سازمان بايد انجام دهد.
2-    مسئوليت: تعهد فرد براي انجام دادن وظايف مي باشد که ضامن اجراي وظايف است.
3-    اختيارات : حق خواستن کار از ديگران است.

نکته اول : هدفهاي گوناگون به ساختارهاي گوناگون احتياج دارند.
نکته دو م : سازماندهي وظيفه اي است که بصورت دوره اي انجام مي شود ( نه بصورت مستمر و روزانه )به اين ترتيب که با بروز مسائل جديد در سازمان ، ضرورت تجديد نظر ساخت سازمان مورد تاکيد قرار مي گيرد.به اين ترتيب فقط در صورت بروز مشکل جديد يا تغيير راهبردهاي سازمان براي تغيير ساختار اقدام مي شود.

انواع روش هاي سازماندهي ( رضائيان صص 305-363):

1-    سازماندهي بر مبناي وظيفه:
در اين روش واحدهاي سازماني را بر مبناي وظايف سازمان ، طراحي و ايجاد مي کنند. اين روش معمولترين شيوه ساماندهي است و هنوز هم در بسياري از سازمانها مورد استفاده قرار مي گيرد.
 
مراحل برنامه ريزي استراتژيک (دکتر علي رضائيان صفحه 243):

1- شناسائي رسالت سازمان، هدفهاي کلان و راهبردهاي کنوني
2- تحليل مقصد و هدفهاي کلان سازمان،ارزشها و فرهنگ سازمان ، قوتها و ضعف داخلي سازمان ، فرصتها و تهديد هاي محيطي SWOT
3- تجديد نظر در رسالت و هدفهاي کلان سازمان و انتخاب راهبردهاي جديد در سطح سازمان ، موسسه و عمليات
4- اجراي برنامه هاي راهبردي ، بسيج منابع و سازمان اصلاح سيستم ها و روش ها
5- ارزيابي نتايج و تجديد نظر در فراگرد رهبري سازمان راهبردي

مدلهاي معروف برنامه ريزي استراتژيک

1-     مدل فيليپس (Philips Model)
2-     مدل فريمن يا ذينفعان (Freeman or stakeholders Model)
3-     مدل رقابتي پورتر (Porter Competetive Model)
4-     مدل پورت فوليو (Portfolio Model )
5-     مدل Space
6-     مدل PIP

براي مشاهده يک نمونه از برنامه استراتژيک در ايران بر روي دنبالک زير کليک کنيد.
( برنامه استراتژيک مرکز اطلاعات و? مدارک علمي ايران: ويرايش دوم )
http://www.irandoc.ac.ir/strategic/Present/plan.htm
 
فرايند برنامه ريزي عملياتي

 

محدوه پروژه	تعريف فعاليتها	برنامه ريزي منابع	تعيين توالي فعاليتها	برآورد زمان فعاليتها	برآورد هزينه (ريال  )	جدول زمانبندي	بودجه         ( ريال )
تهيه يک دست لباس	ا نتخاب مدل   انتخاب پارچه   خريد چرخ   لوازم خياطي   دکمه ها   آستر	پا رچه   پول   چرخ   لوازم	خريد پارچه   تهيه مدل   خريد چرخ   برش   دوخت   پرو   اصلاح   اطو	4  ساعت   2 ساعت   2   روز   2 ساعت   8 ساعت   1 ساعت   8 ساعت   1 ساعت	500/000 000 /10 2/000/000   500/000	1/3/84 2/3/84 5/3/84 9/3/84 9/3/84 10/3/84 10/3/84 11/3/84	3/100/000
جمع :				50  ساعت

وظيفه دوم مديريت : سازماندهي (Organizing) : (استونر)

سازماندهي عبارت است از فرايند نتظيم و تخصيص کارها ، اختيارات و منابع سازماني و تعيين ترکيب مناسب ميان آنها در بين اعضا سازمان بگونه اي که کارکنان بتوانند با راندماني بالا به هدفهاي سازماني دست يابند.

                                                      


سازمان رسمي و سازمان غيررسمي : ( رضائيان )
 

سازمان رسمي :

سازماني است که به طور قانوني بنيانگذاري و تصويب مي شود.تعداد مشاغل و حدود و ظايف و اختيارت و نحوه انجام فعاليتها در آن مشخص مي گردد.


سازمان غيررسمي :

تعريف چستر بارنارد:
سازمان غيررسمي عبارت است از سازماني که به هرگونه فعاليت مشخص منتهي بدون هدف اگاهانه دست بزند. ( داراي سلسله مراتب نيست و آگاهانه نيست)

تعريف کيت ديويس :
سازمان غيررسمي يک شبکه روابط شخصي و اجتماعي است که در قالب سلسله مراتب سازماني وجود ندارد. بلکه خودبخود و در شرايط روابط افراد با يکديگر شکل مي گيرد.
 
تفاوت سازمانهاي رسمي و غير رسمي( علي اصغر مشبکي )
 

مشخصات سازمانهاي رسمي	مشخصات سازمانهاي غيرررسمي
روي شغل تاکيددارند و با انسانها کاري ندارند.	روي شاغلين و روابط تاکيد مي شود
خواص و نه عوام جايگاه دارند.	همه جايگاه دارند ( حتي آخرين نفر)
روابط از روي جبر و الزام است	روابط از  روي خواستها نيازها و بر خوردهاي طبيعي است
عامل تحريک بيروني است	عامل تحريک دروني است
اختيار و قدرت از بالا  به پائين است	اختيار و قدرت از پائين به بالاست
تمام تلاشها براي حفظ روابط شخصي است	تمام تلاش در جهت حفظ روابط گروهي است
ارتباطات مکتوب است	ارتباطات شفاهي است ( شايعات و غيره )

ابزارهاي رسمي کردن سازمان :

الف ) نمودار سازماني

ب) راهنماي سازمان ( شامل اهداف سازماني ، خط مش ها و رويه ها ، نمودارها، شرح شغل مديران اصلي و رهنمودهائي در مورد وظايف مديران اجرائي است)

مراحل سازماندهي :
الف ) طراحي و تعيين کارها و فعاليتهاي ضروري
ب ) دسته بندي فعاليتها بر حسب مشاغل و منصبهاي سازماني طراحي شده
ج) برقرراي رابطه ميان مشاغل براي کسب هدفهاي تععين شده

سئوالات مرتبط با برنامه ريزي :
1-    چه خواهد شد يا نتيجه مورد انتظار چيست؟ ( تعيين هدف )
2-    چه بايد کرد؟ (What)
3-    کجا (WHERE)?
4-    چه وقت (WHEN)?
5-    چگونه (How)?

براي مشاهده چند نمونه برنامه آماده شده بر روي آدرس زير کليک نمائيد.
http://www.smetoolkit.org
 
 برنامه ريزي استراتژيک :

استراتژِي چيست ؟ ( سه تعريف متفاوت )
 
1- استراتژي از لغت (استرات گي) به معناي هنر ژنرالها اقتباس شده است.

                                                     

2-    يک مزيت منحصر بفرد براي ايجاد تمايز سازمان از رقبا ( هندرسون)
3-    هنر خلق جايگاه برتر براي يک شرکت ( مارکيدز)

ماهيت استراتژي" تشخيص فرصتهاي اصلي و  تمرکز منابع در جهت تحقق منافع نهفته در آن"

فرصت : عبارت است از فراهم شدن عوامل منفعت بصورت ناقص(غفاريان وکياني )
5- مديريت يعني فرايند برنامه ريزي ، سازماندهي ، هماهنگي ، رهبري و کنترل تلاشهاي اعضا سازمان و مورد استفاده قرار دادن ساير منابع سازماني براي رسيدن به هدفهاي مشخص شده . ( دکتر علي رضائيان )

ب) عناصر مديريت : عناصر مديريت عبارتند از :
1-برنامه ريزي

2- سازماندهي
                                                      

3- هماهنگي

4- رهبري
                                                       


5- کنترل
                                                       

تعاريف مربوط به عناصر مديريت

1- - برنامه ريزي : (Planning) برنامه ريزي به معناي تعيين ، پيش بيني و طراحي فعاليت ها و اقدامات آينده سازمان است .

                                                       
 
1-1  به فرايند تدوين تمهيدات يا روش پيگيري يا انجام کار برنامه ريزي گفته مي شود .
1-2  برنامه ريزي عبارت است از تصميم گيري در مورد اينکه چه کارهائي بايد انجام شود.
1-3  برنامه ريزي عبارت است از تصور و طراحي وضعيت مطلوب و يافتن ، پيش بيني کردن راهها و  وسايلي که نيل به آن ها را ميسر مي سازد.
1-4  برنامه ريزي عبارت است از طراحي براي تغيير يک شئي يا موضوع خاص ، بر مبناي الگوي پيش بيني شده.

اهداف برنامه ريزي :

1-    افزايش احتمال رسيدن به هدف از طريق تنظيم فعاليتها
2-    افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه کردن عمليات

                                                       
3-    متمرکز شدن بر روش هاي دست يابي به هدف و احتراز از انحراف از مسير
4-    مهيا ساختن ابزاري براي کنترل


               ******** برنامه ريزي ماهيتي پويا دارد. *********

در برنامه ريزي توجه به چهار ضابطه يا معيار ضروري است. که عبارتند از:

1- وحدت (Unity) : اقدامات يک برنامه بگونه اي با يکديگر هماهنگ شوند که يک واحد متشکل را بوجود آورند.

2- انعطاف (Flexibility):گروهي از فعاليت ها و اقدامات بايد بر اساس شرايط غير قبل پيش بيني محيط تغيير کنند يا اينکه با آن تطابق يابند.

                                                           

3-استمرار يا مداومت (Continuity): فعاليت ها بايد استمرار داشته باشند و دچار رکود و توقف نشوند.
 
4- دقت (Precision): دقت در پيش بيني فعاليت ها و در وضعيت ها و همچنين دقت در طراحي اقدامات موجب کاهش ريسک و به اشتباه رفتن برنامه مي شود.
                                                           



تعريف برنامه (PLAN) :

نقشه اي است که تمهيدات يا روش هاي انجام کار را نشان مي دهد.

 

 

 

 

 

انواع برنامه : از ديدگاه گستره فعاليت و مدت زمان اجرا :

بلند مدت( بين 3 تا 10 سال )	ميان مدت( 1 تا 3 سال )	کوتاه مدت(کمتر از يکسال )	زمان (اجرا )
بسيار گسترده	فراگير	محدود	دامنه (Range)

تعريف برنامه نويسي : (Programming) عبارت است از فرايند يا عمل زمانبندي يا اجراي برنامه .

                                                         
 


تاتيک هاي 9 گانه نفوذ در سايرين : ( کريتنر و کيني کي 2002)
Nine Generic Influence Tactics


براي مطالعه بيشتر به کتاب مديريت رفتارهاي سياسي در سازمان(مديريت رفتار سازماني پيشرفته) نوشته آقاي دکتر رضائيان انتشارت سمت مراجعه فرمائيد.
http://www.samt.ac.ir/ASP/bookdetail.asp?IdBook=807

                                                           

 
3-1 توجيه عقلائي : (rational Persuasion) تلاش براي متقاعد ديگران با استفاده از منطق ، دليل و حقايق

                                                              
 
3-2 توسل به جنبه هاي الهام بخش : (Ispirational Appeals) تلاش براي ايجاد اشتياق در يک فرد با توسل به احساسات ، ايده آل ها ( آرمان ها ) و ارزش ها .
 
                                                             

3-3 مشاوره (Consulation): مشارکت دادن سايرين در برنامه ريزي ، تصميم گيري و ايجاد تغييرات .

                                                            
3-4 توسل به جنبه هاي شخصي (personal Appeals): اشاره به دوستي يا وفاداري در هنگام درخواست کردن چيزي .

                                                           

3-5 مبادله (Exchange): بيان آشکار و يا تلويحي قول و قرار ها و يا يک مبادله
 
3-6 تاکتيک هاي ائتلاف (Coalation Tactics): استفاده از نفر سوم براي حمايت از تلاشهاي انجام شده يا ترغيب ديگران
 
3-7 ارعاب (pressure ) : تقاضاي متابعت کردن ديگران بدليل ترساندن يا ارعاب آنان

                                                           

3-8 تاکتيک هاي قانوني (Legistimating Tactics) : تقاضا ي متابعت کردن سايرين بدليل داشتن اختيارات يا حق قانوني ، مقررات و قوانين سازمان و يا اشاره تلويحي به اين که از طرف مافوق حمايت مي شويد.
 
3-9 جلب محبت کردن (Ingratiation) : قبل از اينکه از کسي تقاضائي بکنيد وي را از لحاظ روحي در وضعيت مثبتي قرار دهيد. دوستانه باشيد ، سودمند صحبت کنيد و در صورت لزوم غلو کنيد.

                                                            

نتايج سه گانه احتمالي نفوذ :

پژوهشگران سه نتيجه احتمالي براي نفوذ قائلند:
1- تعهد : فرد مورد نفوذ با درخواست شما موافقت مي کند و در طول انجام کار ابتکار عمل و ثبا
از خود نشان مي دهد.
2- سازگاري و انطباق : طرف مقابل با بي ميلي خود را تطبيق مي دهد و نياز به ستايش و قدرداني دارد دارد تا به حداقل درخواست شما جامعه عمل بپوشاند.
3- مقاومت : طرف مقابل نمي پذيريد به در خواست شما جواب بدهد از اينرو بهانه هائي مي آورد ، مانع تراشي مي کند يا جدالي به راه مي اندازد .

اصول شش گانه نفوذ و ترغيب ديگران :

1- دوست داشتن : مردم کساني را دوست دارند که انان نيز دوستشان بدارند.
2- هرچه کني به خود کني: مردم با شما همان رفتاري را مي کنند که با ديگران مي کنيد.
3-محک اجتماعي : مردم تمايل به پيروي از کساني دارند که بيشترين شباهت را به خودشان داشته باشند.
4- سازگاري و انطباق : مردم تمايل به انجام کارهائي دارند که شخصا تعهد کرده اند.
5- اقتدار : مردم تمايل به نسليم شدن در برابر کارشناسان خبره دارند و براي انها احترام قائل هستند.
6- کميابي : مردم اقلام اطلاعات و فرصتهاي را که محدود مي خواهند. فرصتهاي ويژه و اطلاعات ممتاز زمينه ساز نفوذ مديريان به شمار مي روند.

4- مديريت يعني استفاده بهينه از منابع براي رسيدن به هدفهاي سازماني ( بهر وري )
بزای آشنایی با  سازمان ملی بهره وری لینک زیر را دنبال کنید.
http://www.nipo.ir

                                                           

 
5- مديريت يعني علم و هنر تصميم گيري

تعريف علم دسته بندي 1: ( مقدمه اي بر روش تحقيق در علوم اجتماعي نوشته بهروز نبوي )
1-    علم عبارت است از تراکم سيتماتيک اطلاعات
2-    علم روش شناخت حقايق است.
3-    علم عبارت است از دانستنيهاي قابل اثبات ( در هر جا ? توسط هر کس )
4-    علم از آن چيزي که هست نه آن چيزي که بايد باشد(اخلاق) بحث مي نمايد.
5-    توافق فکري ? وحدت نظري ( آگوست کنت)
6-    علم معرفتي است منظم که با روش هاي معيني بدست مي آيد و قوانين يا روابط پايدار و  واقعيت ها را بيان مي کند.

هدف علم : هدف علم ايجاد تئوري است . به عبارت ديگر هدف علم تشريح کلي و کش روابط علت و معلول وقايع طبيعي است. علم از چگونگي روابط بين پديده ها بحث مي کند.

تعريف علم دسته بندي دوم :
1-علم به معناي مطلق يعني آگاهي .(knowledge)
2-علم يعني شيوه اي از تحقيق که داراي موضوع تحقيق و روش تحقيق است.(discipline)

                                           

3- علم به معناي شيوه هائي از تحقيق که داراي موضوع تحقيق و روش تحقيق تجربي است.( Science)



تعريف تصميم گيري : يعني ارزيابي  راه حلهاي ممکن موجود و انتخاب بهترين گزينه (عادل آذر، آمار و کاربرد آن در سازمان ، جلد دوم )




قوانين عمومي حاکم بر تصميم گيري (General Rule of Decision Making) :

1-    تا مي توانيد انجام کارها را به زير دستان واگذار کنيد. هر کاري که زير دستان توانائي انجام آن را نداشتند وظيفه اجراي آن برعهده مدير است.
2-    تا مي توانيد کارها را براي اجرا به بالا دستي ها ( مديران خودتان واگذار نکنيد . تا شائبه بي کفايتي شما در ذهن آنها ايجاد نشود.)